Guide 03 — Gérer mes chèques cadeaux
Comment suivre les chèques cadeaux vendus, utilisés et encore en circulation ?
Un chèque cadeau, c'est de l'argent encaissé aujourd'hui pour une marchandise livrée plus tard. Tant qu'il circule, c'est un engagement — et il doit être traçable.
Le problème : des chèques dans la nature
Vous vendez un chèque en décembre. Il revient en mai, parfois abîmé, parfois photocopié, parfois pour un montant que personne ne se rappelle. Les questions concrètes sont toujours les mêmes :
- Ce chèque a-t-il bien été vendu par nous ?
- A-t-il déjà été utilisé, en tout ou en partie ?
- Combien de chèques sont encore valables aujourd'hui, et pour quel montant total ?
La méthode simple : le registre des chèques
Sans logiciel, un registre tenu à la main suffit, à condition d'être tenu à chaque fois. Une ligne par chèque, avec :
- un numéro unique, pré-imprimé ou écrit à la main dans une série continue ;
- la date de vente et le montant ;
- le mode de paiement utilisé pour l'acheter ;
- la date de validité ;
- la date d'utilisation et le solde restant ;
- une case « soldé ».
Le chèque physique présenté par le client est conservé et agrafé au ticket du jour : c'est votre preuve d'utilisation.
Les limites du papier
- Le registre n'est pas consultable quand la personne en caisse n'est pas vous.
- Les utilisations partielles deviennent vite illisibles.
- On ne connaît pas l'encours total (l'argent encaissé mais pas encore consommé).
- Un chèque perdu par le client ne peut pas être retrouvé sans nom associé.
Bonnes pratiques
- Une numérotation continue, sans trou, même pour les chèques annulés.
- Des conditions imprimées sur le chèque : montant, numéro, date d'émission, validité, boutique.
- Noter le prénom de l'acheteur : cela règle 90 % des litiges.
- Faire le total de l'encours une fois par mois et le transmettre à votre comptable.
- Ne jamais rendre de monnaie en espèces sur un chèque cadeau, sauf politique explicite.
Un exemple concret
Une boutique de décoration vend une trentaine de chèques en fin d'année. Avec un carnet numéroté et deux colonnes (vendu / utilisé), la gérante sait en janvier que 22 chèques sont encore en circulation pour un total connu. Elle prévient sa comptable de cet encours plutôt que de le découvrir au moment du bilan.
Questions fréquentes
- Comment savoir si un chèque cadeau a déjà été utilisé ?
- Uniquement si chaque chèque porte un numéro unique et que ce numéro est marqué comme utilisé au moment où il est présenté. Sans numérotation, aucune vérification n'est possible.
- Faut-il autoriser l'utilisation partielle ?
- C'est un choix commercial. Si vous l'autorisez, vous devez pouvoir suivre un solde par chèque, ce qui suppose de noter le montant restant à chaque passage. Sinon, annoncez clairement que le chèque s'utilise en une fois.
- Quelle durée de validité indiquer ?
- Beaucoup de commerces indiquent un an. Les règles applicables aux bons et à leur validité peuvent varier selon la situation : à vérifier auprès de votre comptable ou des sources officielles avant d'imprimer vos conditions.
- Quand la TVA est-elle due sur un chèque cadeau ?
- Placeholder à vérifier : le traitement TVA dépend notamment du fait que le bon soit à usage unique ou à usages multiples. Faites confirmer votre cas par votre comptable avant de fixer votre méthode d'enregistrement.
Sources et vérification
- SPF Finances — traitement TVA des bons à usage unique et à usages multiples (directive UE 2016/1065, transposée en droit belge) : finances.belgium.be.
- SPF Économie — information du consommateur et pratiques du marché, notamment les conditions et la durée de validité des bons : economie.fgov.be.
- En cas de doute sur l'enregistrement comptable de l'encours, suivez l'instruction de votre comptable.